設備的使用期開始于該設備被列入固定資產(chǎn)。在設備的同定資產(chǎn)檔案中有兩種類型的數(shù)據(jù)：一是設備自身所固有的，如設備名稱、型號、出廠日期等；另一類是隨著設備運行而產(chǎn)生的，如設備的大修次數(shù)、累計開啟時問、折舊情況等。設備管理系統(tǒng)的臺賬管理功能板塊就是對設備的所有數(shù)據(jù)按實際要求進行處理，如輸入、查詢、計算、打印等等，其基本要求有如下幾點：

1．設備臺帳的登記

在設備管理系統(tǒng)的臺賬管理功能板塊中，首要的問題是進行設備固定資產(chǎn)登記。登記的數(shù)據(jù)多時就容易出現(xiàn)失誤，所以我們在建立數(shù)據(jù)庫結構時，必須給每一個字段定義正確的字段類型，宇段長度按使用要求給定。此外，設計表單時我們還可以通過設定控件屬性來監(jiān)控輸入，而且周到細致的考慮將會提高輸入的速度和準確率。

2．數(shù)據(jù)的修改

修改數(shù)據(jù)是對數(shù)據(jù)表中記錄的數(shù)據(jù)進行修改，或是增添、刪除記錄。它是用戶操作的主要內(nèi)容之一，因為輸入的數(shù)據(jù)不可能永遠不出差錯，另一方面，由于設備隨著使用年限的增加，設備的性能也會變化等等。如果在設備管理系統(tǒng)的臺賬管理功能板塊中有多個相關的數(shù)據(jù)表存在，這時就需要給字段設定各種字段特性、在表與表之問建立永久性關聯(lián)等，以減少人為的錯誤修改，維護數(shù)據(jù)庫、表數(shù)據(jù)的正確性。

3．設備信息的查詢與統(tǒng)計

此項最能體現(xiàn)計算機在設備管理中的優(yōu)越性。以往諸如“根據(jù)設備編號查詢該設備的其它參數(shù)”、“統(tǒng)計現(xiàn)有設備的設備凈值”等工作都靠人工完成，無法做到高效、準確。可以利用設備管理系統(tǒng)提供的查洳設計器，經(jīng)由一些簡單的條件設置、字段選擇等，從單個或多個數(shù)據(jù)表中搜索滿足條件的記錄，并可以根據(jù)查詢結果輸出報表、表格和圖形。此外，查詢設計器在分組統(tǒng)計方面的功能也能得以充分利用。

4．設備臺帳的折舊計算

設備的大修、改造和更新，需要有資金，而這些資金是在設備的使用過程中，以折舊形式逐漸積累起來的，設備是通過生產(chǎn)過程，逐漸將其價值轉(zhuǎn)移到產(chǎn)品成本中去的。為了使設備具有一定的生產(chǎn)能力，補償設備在使用過程中的消耗，必須將所生產(chǎn)的產(chǎn)品的一部分利潤，用于補償設備的生產(chǎn)能力，即進行設備的折舊計算。在以前手工計算折舊的過程中，進行分類折舊的計算是相當繁瑣的，而利用設備管理系統(tǒng)進行此類運算則相當簡單，只用一、二條語句就可以實現(xiàn)。

5．打印設備臺帳相關資料

改備資產(chǎn)卡片、設備臺帳表和設備清點登記表等相關資料是反映企業(yè)設備資產(chǎn)狀況的主要依據(jù)。本模塊的作用就是提供上報的報表和本單位設備檔案的存根。

設備管理系統(tǒng)是專門應用于設備管理的一套軟件系統(tǒng)，融入雙體系管理理念及相關應用理念，有助于企業(yè)建立規(guī)范的設備管理體系，實現(xiàn)科學的設備計劃管理、設備調(diào)度，優(yōu)化設備資源配置與應用，平衡企業(yè)設備計劃、生產(chǎn)計劃、資源計劃，消除企業(yè)計劃管理瓶頸，提高設備等資源利用率，降低資源消耗，提高生產(chǎn)經(jīng)營效益。